Jak przygotować skuteczny brief dla agencji webowej – poradnik, który zaoszczędzi Ci nerwów i pieniędzy
W naszej codziennej pracy w IQ Level regularnie spotykamy się z klientami, którzy mają świetne pomysły na swoje strony internetowe czy aplikacje, ale nie potrafią ich skutecznie przekazać. Efekt? Projekty przeciągają się w czasie, rosną koszty, a finalny produkt nie do końca spełnia oczekiwania. Paradoksalnie, problem często nie leży w kompetencjach agencji, ale w… przygotowaniu zleceniodawcy.
Dlaczego dobry brief jest tak ważny? Wyobraź sobie, że idziesz do architekta i mówisz: „Chcę dom”. Bez określenia metrażu, liczby pokoi, stylu architektonicznego czy budżetu, efekt będzie losowy. Tak samo działa to w przypadku projektów webowych.
Czym właściwie jest brief projektowy i dlaczego większość firm robi to źle?
Brief to nie formalność, a mapa drogowa całego projektu. To dokument, który precyzyjnie opisuje cele, oczekiwania, grupę docelową i ograniczenia projektu. W praktyce widzimy trzy główne błędy:
Klienci albo przygotowują kilkustronicowe elaboraty pełne nieistotnych szczegółów, albo wysyłają maila: „Potrzebujemy sklepu internetowego. Ile to kosztuje?”. Ani jedno, ani drugie nie prowadzi do sukcesu.
Przykład z naszej praktyki: Firma produkująca ekologiczne kosmetyki zwróciła się do nas z prośbą o „nowoczesną stronę”. Dopiero po głębszej analizie okazało się, że ich głównym celem jest zwiększenie sprzedaży B2B poprzez system dealerski, a nie sprzedaż detaliczna. Gdybyśmy zbudowali standardowy sklep e-commerce, projekt byłby porażką.
5 kluczowych elementów, które muszą znaleźć się w każdym briefie
1. Cel biznesowy – najważniejszy i najczęściej pomijany
Nie myl celów z funkcjonalnościami. „Chcemy formularz kontaktowy” to funkcjonalność. „Chcemy zwiększyć liczbę zapytań ofertowych o 30% w ciągu kwartału” to cel biznesowy.
Praktyczna rada: Zastanów się, co ma się zmienić w Twojej firmie po wdrożeniu nowej strony? Czy chodzi o:
- Zwiększenie sprzedaży online?
- Redukcję kosztów obsługi klienta?
- Budowanie wizerunku eksperta?
- Pozyskanie leadów?
Przykład: Restauracja może mieć cel „zmniejszyć liczbę telefonów o 50% poprzez system rezerwacji online”, a firma consultingowa „pozyskać 20 nowych leadów miesięcznie poprzez formularz pobierania raportu”.
2. Grupa docelowa – dla kogo tak naprawdę budujesz stronę?
To zadziwiające, jak wiele firm mówi: „Nasza strona jest dla wszystkich”. W praktyce strona dla wszystkich jest dla nikogo.
W naszym briefie prosimy klientów o stworzenie 2-3 profili idealnych klientów. Nie chodzi o suche dane demograficzne, ale o zrozumienie ich potrzeb, problemów i motywacji.
Case study: Dla producenta mebli biurowych zdefiniowaliśmy trzy profile:
- „Jan, dyrektor w korporacji” – potrzebuje mebli do nowego oddziału, ceni czas, potrzebuje kompleksowej usługi
- „Anna, właścicielka startupu” – ma ograniczony budżet, szuka modnych rozwiązań, podejmuje decyzje emocjonalne
- „Marek, project manager” – odpowiedzialny za remont biura, potrzebuje technicznych specyfikacji, porównuje oferty
Każda z tych osób wymaga innego podejścia na stronie.
3. Konkurencja – czego możesz się od nich nauczyć?
Analiza konkurencji to nie kopiowanie, a zrozumienie standardów branżowych i znalezienie białych plam.
Poproś swojego projektanta o przeanalizowanie 3-5 stron konkurencji pod kątem:
- Jakich słów kluczowych używają?
- Jakie mają procesy zakupowe/pozyskiwania leadów?
- Jakie funkcjonalności oferują?
- Gdzie widzisz braki, które możesz wypełnić?
W IQ Level często tworzymy taką analizę dla klientów – to jeden z najcenniejszych elementów fazy discovery.
4. Zakres funkcjonalności – od marzeń do realiów budżetowych
To najtrudniejsza część briefu. Klienci często przychodzą z listą 50 funkcji, podczas gdy budżet pozwala na 10.
Stosujemy prostą metodę: Dzielimy funkcjonalności na:
- MUST HAVE (bez tego projekt nie ma sensu)
- SHOULD HAVE (ważne, ale można odroczyć)
- NICE TO HAVE (fajne mieć, ale niekonieczne)
Przykład dla sklepu internetowego:
MUST HAVE: Katalog produktów, koszyk, płatności, panel admina
SHOULD HAVE: System rekomendacji, integracja z programem lojalnościowym
NICE TO HAVE: Konfigurator produktów w 3D, personalizacja w real-time
5. Kryteria sukcesu – skąd będziesz wiedział, że projekt się udał?
Określenie mierzalnych wskaźników na początku projektu to jedyny sposób na obiektywną ocenę efektów.
Zadaj sobie pytanie: Za 6 miesięcy, po wdrożeniu nowej strony, jakie liczby pokażą, że inwestycja się zwróciła?
Przykładowe metryki:
- Wzrost konwersji z 2% do 4%
- Średni czas na stronie powyżej 3 minut
- 100 nowych newsletter subscriptions miesięcznie
- 50% wzrost organic traffic w ciągu roku
Jak wygląda proces idealnej współpracy od briefu do realizacji?
W IQ Level wypracowaliśmy sprawdzony proces, który minimalizuje ryzyko nieporozumień:
Tydzień 1: Warsztat discovery
Spotykamy się z klientem (online lub na żywo) i przez 2-3 godziny dogłębnie analizujemy każdy punkt briefu. Często w trakcie tego spotkania klient uświadamia sobie rzeczy, o których wcześniej nie myślał.
Tydzień 2: Specyfikacja funkcjonalna
Na podstawie briefu i warsztatów przygotowujemy dokument, który precyzyjnie opisuje:
- Mapę strony i ścieżki użytkownika
- Szczegółowy zakres funkcjonalności
- Proponowaną technologię
- Harmonogram i budżet
Tydzień 3: Akceptacja i start
Po akceptacji specyfikacji ruszamy z projektowaniem i developmentem. Klient otrzymuje dostęp do systemu project management, gdzie na bieżąco śledzi postępy.
Najczęstsze pułapki przy przygotowywaniu briefu – i jak ich uniknąć
Pułapka 1: „Nie wiem czego chcę, więc niech eksperci wymyślą”
Agencja może zaproponować rozwiązania, ale to Ty znasz najlepiej swój biznes i klientów. Bez Twojego wkładu merytorycznego nawet najlepsza agencja stworzy produkt, który nie trafi w potrzeby rynku.
Pułapka 2: Zbyt techniczny język
Nie musisz znać się na React, PHP czy headless CMS. Opisuj potrzeby biznesowe prostym językiem: „Chcę, żeby klienci mogli łatwo rezerwować wizyty online” zamiast „Potrzebuję systemu bookingowego z kalendarzem Google API integration”.
Pułapka 3: Brak decyzyjności
W projekcie webowym dziesiątki decyzji trzeba podjąć szybko. Jeśli każda wymaga zatwierdzenia przez 5-osobowy komitet, projekt się przeciągnie. Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za kontakt z agencją.
Case study: Jak dobrze przygotowany brief uratował projekt wart 100 000 zł
Pracowaliśmy niedawno z producentem maszyn przemysłowych. Klient przysłał początkowo bardzo ogólny brief: „Potrzebujemy nowoczesnej strony z katalogiem produktów”.
Podczas warsztatów discovery okazało się, że:
- 70% ich klientów to zagraniczne firmy
- Głównym problemem jest czas odpowiedzi na zapytania ofertowe (średnio 5 dni)
- Konkurencja oferuje już konfiguratory online
Dzięki dogłębnej analice zmieniliśmy zakres projektu z „katalogu produktów” na „platformy sprzedaży B2B z konfiguratorem i automatyczną wyceną”.
Efekt? Po 4 miesiącach:
- Czas odpowiedzi na zapytania skrócił się do 15 minut
- Konwersja wzrosła o 200%
- Koszt pozyskania leada spadł o 60%
Podsumowanie: Twój brief to inwestycja, która zwraca się wielokrotnie
Dobrze przygotowany brief to nie dodatkowa praca, a oszczędność czasu, nerwów i pieniędzy. To gwarancja, że:
- Otrzymasz dokładnie to, czego potrzebuje Twój biznes
- Projekt zmieści się w budżecie i terminie
- Finalny produkt przyniesie realne korzyści
W IQ Level wierzymy, że sukces projektu zaczyna się na długo przed pierwszym kliknięciem myszką projektanta. Dlatego tak duży nacisk kładziemy na fazę planowania i przygotowania.
Gotowy na zmianę? Pobierz nasz darmowy szablon briefu i zacznij planowanie swojego następnego projektu webowego już dziś. A jeśli potrzebujesz pomocy w jego wypełnieniu – nasi konsultanci chętnie Ci w tym pomogą.